Verbeter de dialoog met je bestuurder (3)
– luisteren en vragen stellen –
8 cases met adviezen ter inspiratie
Wil je als ondernemingsraad échte waardevolle invloed uitoefenen, dan is het voeren van een goede dialoog met de bestuurder enorm belangrijk. Makkelijker gezegd dan gedaan, want in de praktijk is dat niet altijd eenvoudig. Hoe kan je als OR de dialoog met de bestuurder verbeteren?
We geven 8 korte cases en aanwijzingen. Ter herkenning of ter inspiratie; handvatten voor actie. Deze cases komen uit onze praktijk. Waarbij we het kort en eenvoudig houden, zo hopen we het leesbaar te houden. Hierbij case 3.
- In de spiegel kijken
- Doelen stellen
- Luisteren en vragen stellen
- Zoek naar de belangen
- Maak proces en interactie bespreekbaar
- Afstemmen op de ander
- Zelf ander gedrag laten zien
- Escaleren
Luisteren en vragen stellen
“We hebben geen grip op het overleg met de bestuurder. We hebben vragen voorbereid die we willen stellen. Maar tijdens het overleg worden onze vragen snel van tafel geveegd met een paar dooddoeners of algemene antwoorden. Vaak weten we niet zo goed hoe we hier mee om moeten gaan. Na het overleg merken we vaak dat we helemaal geen antwoord hebben gekregen. We hebben het idee dat onze invloed ons door de vingers glipt.”
Wat kun je als OR doen om de dialoog te verbeteren?
“Als je nergens voor staat dan val je voor alles”
Voor een goede inhoudelijke dialoog met je bestuurder is een grondig vooroverleg van de OR essentieel. Van de OR wordt verwacht dat zij met één mond spreekt. Het moet dus voor alle leden helder zijn wat de positie is van de OR op een bepaald onderwerp. Het is onwenselijk om onderling te gaan discussiëren in het bijzijn van je bestuurder. Deze discussie dient vooraf plaats te vinden. Het vooroverleg is bedoeld om met elkaar tot een gezamenlijk standpunt te komen. Een goede vraag om altijd met elkaar te beantwoorden is: wanneer is dit agendapunt naar tevredenheid besproken? Wat wil je bereikt hebben na dit agendapunt? Of in de woorden van Stephen Covey: “begin met het einde voor ogen”. Als je weet waar je uit wilt komen helpt dat om gaandeweg bij te sturen. Het is de vraag of even een half uurtje voorafgaand aan de OV met de OR bij elkaar komen genoeg is. Het succes van een OV wordt grotendeels gemaakt tijdens het vooroverleg door de OR!
Samen als eenheid optrekken
Dit vooroverleg is om een tweede reden van essentieel belang. Wanneer je grondig met elkaar besproken hebt wat het doel is van de OR, is voor elk OR-lid duidelijk wat de richting van het gesprek moet zijn. Op deze manier kunnen jullie elkaar aanvullen en steunen. Je voorkomt de situatie dat er één OR-lid het woord voert terwijl de rest toekijkt. Doorgaans levert dit veel spanning op bij deze persoon die als woordvoerder is aangewezen. “Moet ik hier alle kastanjes uit het vuur halen?” Wanneer andere OR-leden kunnen aanvullen, argumenten kunnen bevestigen enz. zal de woordvoerder zich meer gesteund voelen en daarmee waarschijnlijk ook overtuigender kunnen communiceren. Elkaar aanvullen en ondersteunen werkt echter alleen met een grondige voorbereiding. Wanneer niet 100% helder is waar je uit wilt komen met een bepaald agendapunt, loop je het risico dat OR-leden elkaar niet aanvullen maar juist voor afleiding zorgen door een (ongewenst) zijpaadje te bewandelen. Daarmee kan de focus van het gesprek ook verlegd worden en loop je het risico dat je je doel niet haalt. Voor de bestuurder kan dit overkomen alsof hij niet met één gesprekspartner te maken heeft maar met een verzameling losse individuen die elk verschillende argumenten of vragen op hem afvuren. Een bestuurder zal dan waarschijnlijk geneigd zijn om juist op die vragen of opmerkingen in te gaan die hem/haar het beste uitkomen.
De kunst van het vragen stellen
Wanneer je het idee hebt dat de grip op het overleg als zand door je vingers glipt, kan het stellen van (goede) vragen een handig hulpmiddel zijn. Neem niet automatisch genoegen met een abstract of algemeen antwoord. Met behulp van diverse vraagtechnieken kun je het zo concreet mogelijk proberen te maken. Omdat je van tevoren bepaald hebt wat je doel is met een bepaald agendapunt, heb je steeds een soort meetlat tot je beschikking waarmee je kunt checken of je nu werkelijk antwoord hebt op je vragen. Weet je nu wat je wilde weten? Nee? Doorvragen!
Een gouwe ouwe als het gaat om gesprekstechnieken is LSD. LSD staat voor Luisteren Samenvatten Doorvragen.
- Luisteren: luister nieuwsgierig naar het antwoord van de ander. Luister om te begrijpen, niet om direct te reageren!
- Samenvatten: check of je samenvatting klopt door het antwoord samen te vatten én check of je vraag is beantwoord.
- Doorvragen: gebruik een deel van het gegeven antwoord. Vraag door als iets onduidelijk is of meer aandacht nodig heeft.
Het is een techniek die eenvoudig klinkt maar in de praktijk toch behoorlijk lastig blijkt toe te passen. Lukt het je echter om met deze techniek het gesprek te voeren, dan zal je merken dat je meer en meer concrete informatie krijgt. Omdat je je inspant om de ander écht te begrijpen en de ander zich gehoord voelt, zal het wederzijdse begrip waarschijnlijk groeien.
Deze tips (en de whitepaper) zijn geschreven door Maaike Verheul en Erik Riet. Twee trainers en adviseurs met een rijke ervaring in het begeleiden van ondernemingsraden en het helpen bij een goed overleg tussen bestuur en OR. Nieuwsgierig? Bel ons 072-5891589 of vraag een voorstel aan.
Maaike Verheul Erik Riet