Verbeter de dialoog met je bestuurder (5)
– maak proces en interactie bespreekbaar –
8 cases met adviezen ter inspiratie
Wil je als ondernemingsraad échte waardevolle invloed uitoefenen, dan is het voeren van een goede dialoog met de bestuurder enorm belangrijk. Makkelijker gezegd dan gedaan, want in de praktijk is dat niet altijd eenvoudig. Hoe kan je als OR de dialoog met de bestuurder verbeteren?
We geven 8 korte cases en aanwijzingen. Ter herkenning of ter inspiratie; handvatten voor actie. Deze cases komen uit onze praktijk. Waarbij we het kort en eenvoudig houden, zo hopen we het leesbaar te houden.
- In de spiegel kijken
- Doelen stellen
- Luisteren en vragen stellen
- Zoek naar de belangen
- Maak proces en interactie bespreekbaar
- Afstemmen op de ander
- Zelf ander gedrag laten zien
- Escaleren
Maak proces en interactie bespreekbaar
“Het overleg met onze bestuurder is regelmatig een bron van irritatie en frustratie voor onze OR. Het lijkt alsof de bestuurder helemaal geen belang hecht aan de ondernemingsraad. Hij komt te laat of geeft aan dat hij maar 45 minuten tijd heeft omdat hij een andere afspraak heeft staan. Tijdens het overleg merken we dat hij regelmatig afgeleid is door berichtjes op zijn telefoon. Verder hebben we het idee dat onze bestuurder onvoorbereid binnenkomt. Meestal begint hij uit zijn hoofd een lang verhaal te vertellen waardoor er weinig tijd overblijft om onze punten te bespreken. We vinden dat allemaal erg irritant wat maakt dat de sfeer tijdens de OV’s steeds killer wordt.”
Wat kun je als OR doen om de dialoog te verbeteren?
Op en onder de tafel
Tijdens een overleg is er volop communicatie. Zowel verbaal als non-verbaal. Deze communicatie vindt plaats op verschillende niveaus. Om hier wat overzicht in te creëren gebruiken wij vaak het ‘tafelmodel’. Tijdens een vergadering is er een aantal zaken dat duidelijk ‘op tafel’ ligt. Dit gaat dan met name om zaken over inhoud en procedure. Denk aan agendapunten, inhoudelijke documenten, maar ook wie de voorzitter is, hoeveel tijd er beschikbaar is enz. Deze zaken liggen als het ware ‘op tafel’. Ze zijn duidelijk waarneembaar en er wordt openlijk over gesproken.
Daarnaast speelt zich ook van alles af onder de vergadertafel. Zeker in het bovenstaande voorbeeld. Onder de tafel gaat het over gevoelens die er leven en de onderlinge interactie. Deze punten zijn aanwezig, hebben invloed, maar zijn niet altijd even duidelijk waarneembaar. Er wordt meestal niet openlijk over gesproken. Nu is dat over het algemeen niet zo’n probleem. De setting is immers een zakelijk overleg. Je wilt je inhoudelijke doelen bereiken en dus daar ook het gesprek over hebben. Het wordt wel problematisch wanneer de zaken die ‘onder de tafel’ leven invloed hebben op datgene wat op tafel ligt (inhoud). Bij Loof gebruiken we de stelregel “Praat over de inhoud als het kan. Praat over de randvoorwaarden als het moet.” De ervaring leert dat wanneer er zich storingen voordoen onder de tafel, een goed gesprek over de inhoud wordt belemmerd. Het is dan goed om de inhoud even te parkeren en ‘af te zakken’ naar het niveau waarop je een storing ervaart. Dit klaart de lucht en maakt dat je het weer echt over de inhoud kunt hebben.
Feedback
Maar hoe doe je dat dan? Hoe maak je de zaken die onder de tafel spelen bespreekbaar? Dit kan spannend of kwetsbaar aanvoelen. Het is veiliger om over de inhoud te blijven praten, maar dit is niet zo effectief. De OR stelt zich professioneel op als zij bespreekbaar maakt wat zij onder de tafel ervaart en hierop feedback kan geven.
De methode van geweldloze (of verbindende) communicatie biedt vier concrete stappen om feedback te geven. Het is een manier om bespreekbaar te maken waar je tegenaan loopt zonder je gesprekspartner in de gordijnen te jagen. Met behulp van deze techniek maak je vier zaken bespreekbaar:
- Je waarneming: vertel wat je waarneemt. Wat gebeurt er, wat wordt er gezegd, wat neem je feitelijk waar? Belangrijk hierbij is dat je dit feitelijk beschrijft, zonder oordeel.
- Je gevoel: wat doet deze situatie met jou? Wat ervaar je?
- Je behoefte: wat heb je nodig? Wat zou je het liefst willen?
- Je verzoek: maak aan de ander bekend wat je graag zou willen, wat je voorstel zou zijn.
Een voorbeeldje:
Waarneming:
Ik zie dat we 40 minuten in gesprek zijn over dit onderwerp. We hebben nog 20 minuten voor de overige 5 agendapunten.
Gevoel:
Ik merk dat ik daar onrustig van word.
Behoefte:
Ik zou die andere 5 punten ook graag zorgvuldig willen bespreken.
Verzoek:
Zullen we de resterende 20 minuten gebruiken om dit onderwerp verder te bespreken en voor volgende week een extra overleg plannen voor die andere 5 punten?
Door dit zo expliciet te benoemen, breng je iets wat zich onder de tafel afspeelt als het ware op tafel. De ruis kan worden weggenomen, zodat je het gesprek over de inhoud kan vervolgen.
Merk je irritatie, onrust of andere zaken bij jezelf waardoor je het inhoudelijke gesprek eigenlijk niet goed meer kan voeren? Wees dan moedig en maak het bespreekbaar! Over het algemeen leidt dit tot opluchting, omdat anderen waarschijnlijk hetzelfde ervaren als jij.
Deze tips (en de whitepaper) zijn geschreven door Maaike Verheul en Erik Riet. Twee trainers en adviseurs met een rijke ervaring in het begeleiden van ondernemingsraden en het helpen bij een goed overleg tussen bestuur en OR. Nieuwsgierig? Bel ons 072-5891589 of vraag een voorstel aan.
Maaike Verheul Erik Riet