Verbeter de dialoog met je bestuurder (7)
– zelf ander gedrag laten zien –

Lees de hele whitepaper

Vraag een voorstel aan

Zelf ander gedrag laten zien

“In onze eigen vergadering kan het er soms stevig aan toegaan. We zijn het erg oneens met een aantal van de besluiten die onze bestuurder wil nemen. Het lukt ons alleen niet om die stelligheid over te brengen tijdens de overlegvergadering. We vinden het namelijk ook belangrijk om de relatie met de bestuurder goed te houden. We formuleren ons standpunt dan ook best wel voorzichtig. We zijn lang niet zo stevig en duidelijk als in ons eigen onderlinge overleg. We willen onze mening diplomatiek verwoorden om de verhoudingen goed te houden. Tegelijkertijd merken we dat de bestuurder weinig doet met onze input en onze invloed klein is op het te nemen besluit.” 

Wat kun je als OR doen om de dialoog te verbeteren? 

Als we het hebben over ‘een goede dialoog’ dan zijn er altijd twee zaken aan de orde: wat wordt er gezegd? En: hoe wordt het gezegd? Voor effectieve communicatie is het belangrijk dat het ‘wat’ en het ‘hoe’ met elkaar overeenkomen. We noemen dat congruente communicatie. Er ontstaat onduidelijkheid of gedoe als het wat & hoe niet matchen. In bovenstaande situatie kun je zien dat er niet congruent wordt gecommuniceerd. De OR is het écht oneens met het voorgenomen besluit van de bestuurder. De stevigheid van hun mening laten ze echter niet merken omdat ‘ze de relatie goed willen houden’. Resultaat: je boodschap komt niet goed over en je invloed wordt beperkt.

De Roos van Leary

Een hulpmiddel om congruent te communiceren is de Roos van Leary. Het is een model dat overzicht biedt van wat er gebeurt in de interactie tussen mensen. Het gaat niet over wat je zegt maar over hoe je je uitdrukt. Denk hierbij aan je houding, mindset en non-verbale communicatie. Het model is gebaseerd op het idee van actie-reactie. Elke actie roept een reactie bij de ander op. Volgens de Roos van Leary verlopen deze actie-reactie patronen vaak op een voorspelbare manier. Door kennis te hebben van deze vaste patronen kun je hiermee gaan spelen. Je gaat dan actief je communicatie aanpassen om zo de dynamiek te beïnvloeden (verbeteren).

De Roos van Leary bestaat uit een horizontale en verticale as. De horizontale lijn gaat over afstand of nabijheid. Dit gaat over de gevoelsafstand die je creëert met je communicatie. Bij een grote gevoelsafstand heb je meer oog voor de resultaten dan voor de relatie. Je bent meer op de taakgericht en wellicht kritisch. Een grotere gevoelsafstand is effectief bij tijdsdruk, een meningsverschil of een persoonlijk belang. Op het andere einde van het spectrum vinden we een kleine gevoelsafstand, oftewel nabijheid. Dan is vooral de sfeer en de relatie belangrijk. Denk aan begrip tonen, de ander op het gemak stellen, complimenten geven, enz. Deze manier van communiceren gaat knellen wanneer ‘de lieve vrede’ de norm wordt. Een stevige discussie wordt uit de weg gegaan uit angst voor conflict. Hiervan lijkt sprake te zijn in bovenstaande casus. Op zo’n moment is het goed om wat meer balans aan te brengen: de gevoelsafstand vergroten om je doel te kunnen halen.

De tweede as van de Roos wordt gevormd door de verticale as, het spectrum boven-onder. Dit gaat over de mate van leiding/ dominantie die je uitstraalt met je communicatie. Boven-gedrag gaat over initiatief nemen, het woord pakken, jezelf laten zien. Onder-gedrag is meer afwachtend. Je laat het initiatief bij de ander en bent vooral volgend.

De Roos van Leary leert ons dat communicatie via vaste patronen verloopt. Druk jij een grote gevoelsafstand uit met je communicatie? Dan zal de ander dit ook doen. Kom je juist naderbij, dan zal de ander ook toenadering zoeken. Ben je aanwezig en neem je de leiding (boven)? Dan zal de ander volgend gedrag laten zien (onder).

De Roos is een krachtig instrument om in te zetten wanneer je merkt dat de interactie tussen OR en bestuurder niet lekker loopt. Grote kans dat je dan vastzit in een knellend interactiepatroon. Het patroon van actie-reactie is dan niet meer effectief. Door kennis te hebben van de verschillende interactiepatronen, kun je actief je eigen communicatie aanpassen. In het voorbeeld hierboven zitten bestuurder en OR teveel op het ‘samen’. De gevoelsafstand mag wel wat kleiner worden zodat je duidelijker kan laten blijken dat je het oneens bent met het voorgenomen besluit. Soms zit een OR vast in een boven-onder patroon. Een bestuurder die de agenda bepaalt, erg aanwezig is en weinig ruimte laat voor de OR. De uitdaging voor zo’n OR is om meer ‘boven’ te zitten in de communicatie en zo zelf meer initiatief te nemen. Een ander knellend patroon is wanneer beide partijen een grote gevoelsafstand ervaren. Dit is niet meer effectief wanneer de dialoog vervalt in ruzie, wantrouwen en beschuldigingen.

Zou je graag een andere reactie willen zien van je gesprekspartner? Bedenk dan waar je hem/haar kunt plaatsen in de Roos. Wat voor type gedrag zie je? En wat zou je graag willen zien? En vervolgens: kun je bedenken (met de kennis van de vaststaande interactiepatronen) welke type gedrag van jou nodig is om de gewenste beweging te creëren bij je gesprekspartner?

Tip:
Je hebt enige kennis nodig over de verschillende communicatiestijlen en interactiepatronen. Het kost tijd en oefening om hier vertrouwd mee te raken. Een goede manier om hiermee te oefenen en dit te ervaren, is om letterlijk (op de grond) in de roos te gaan staan. Ook hier geldt, net als eerder bij feedback geven en het bespreekbaar maken van de interactie, dat het heel waardevol is om te oefenen met een trainingsacteur. Hiermee kan je ervaren wat het effect is bij de ander als je zelf ander gedrag laat zien.

Deze tips (en de whitepaper) zijn geschreven door Maaike Verheul en Erik Riet. Twee trainers en adviseurs met een rijke ervaring in het begeleiden van ondernemingsraden en het helpen bij een goed overleg tussen bestuur en OR. Nieuwsgierig? Bel ons 072-5891589 of vraag een voorstel aan.

Maaike Verheul                 Erik Riet