Hoe kan je als team succesvol hybride samenwerken?

Hybride werken, de één zweert erbij, de ander kan er helemaal niets mee. Toch is samenwerken in een virtuele wereld niet meer weg te denken. Veel werknemers hebben inmiddels de positieve impact van hybride werken ervaren. Ze zeggen productiever te zijn, een betere werk-privébalans te hebben en minder werkstress te ervaren. Daar staat echter een groep werknemers tegenover die het liefst fulltime op kantoor aanwezig is. Zij ervaren juist dat ze thuis minder productief zijn en hebben last van een verstoorde werk-privébalans. Iedere werknemer is anders en heeft andere behoeftes ten aanzien van werk.

Deze verschillen in behoeftes hebben impact op teams. Zowel op de manier waarop teamleden het werk inrichten als op hoe ze effectief en prettig met elkaar kunnen samenwerken. Teamleden moeten hun eigen behoeftes namelijk voortdurend afstemmen op elkaar voor het succes van het team. Om die reden wordt vaak gesproken over de verschillen in interpersoonlijke behoeftes. Het probleem hiermee is dat teamleden die samen aan een taak werken vaak weinig oog hebben voor deze verschillen en zich onvoldoende bewust zijn van hun neigingen om de eigen behoeftes voorrang te geven.

Kortom, de hybride werkplek heeft voor een extra laag van complexiteit gezorgd omdat er nog meer variabelen zijn waar bij teamwerk rekening moet worden gehouden.

De uitdagingen van hybride samenwerken

Wanneer alle teamleden vrij zijn om het werk naar eigen inzicht in te richten ontstaan er verschillen op de werkvloer. Het ene teamlid is altijd fysiek aanwezig, de ander misschien helemaal niet, of een combinatie van beide. Is iemand een slecht teamlid omdat deze minder vaak op kantoor is? Is er twijfel of dit teamlid wel echt aan het werk is of dat deze drukker is met het opvouwen van de was? Aan de andere kant maken de medewerkers die online aanwezig zijn, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen, zich zorgen of hun mening wel voldoende gevraagd en gehoord wordt. Het gevaar van aannames en afnemend begrip neemt toe.

De basis is vertrouwen en onderling begrip

Om hybride werken te laten slagen is vertrouwen en onderling begrip nodig. Meer inzicht in de verschillende behoeftes tussen teamleden helpt te begrijpen waarom het voor de een fijner is om thuis te werken en de ander juist baat heeft bij een kantooromgeving. Vanuit dit onderlinge begrip kunnen teamleden doelgericht in gesprek over wat ze nodig hebben van elkaar in de onderlinge relatie en welke gedragsverandering dit van ze vraagt om samen doelen te behalen. Op deze manier kunnen negatieve aannames worden gepareerd en kan iemands online inzet net zoveel worden gewaardeerd als zijn fysieke aanwezigheid.

Aansluiten op interpersoonlijke behoeftes om hybride werken te laten slagen

Inzicht in de verschillende voorkeuren van teamleden, op basis van hun persoonlijkheid, helpt om het werk zo in te richten dat iedereen zich erin kan herkennen en zich bewust wordt wat het qua aanpassing van ze vraagt. Het onderzoekswerk van William Schutz biedt ons een drietal interpersoonlijke behoeftes die waardevol zijn voor teams; inclusie, invloed en intimiteit.

Denk bij de verschillen rondom invloed op je werk, bijvoorbeeld maar eens aan een teamlid met een grote behoefte aan sturing. Deze vindt het waarschijnlijk fijn om bij de start van de dag met zijn teamgenoten af te stemmen wat de belangrijkste prioriteiten zijn voor dat moment. Terwijl een ander teamlid zich juist heel erg gecontroleerd zou voelen wanneer zijn collega’s hier iedere dag naar vragen.

De hybride werkplek vraagt hierbij om nog bewustere onderlinge afstemming om deze verschillende behoeftes met elkaar te verenigen binnen het team. Inzicht in de drie belangrijke interpersoonlijke behoeftes kan teamleden hierbij helpen.

Drie tips om interpersoonlijke behoeftes rondom hybride werken in teams af te stemmen

Tip 1: Bespreek de drie interpersoonlijke behoeftes van Schultz in het team.

Leg bijvoorbeeld de vraag voor hoe iedereen het ervaart om invloed uit te oefenen op de organisatie van werkdagen. Wie merkt een sterke voorkeur om dit in eigen hand te houden? Wie zou hier eigenlijk wel meer sturing in willen vanuit het team, om thuis- en kantoorwerk nog beter te combineren? Wie geeft de voorkeur aan kantoor of juist thuis, omdat de organisatie van het werk daar veel makkelijker te beïnvloeden is? Maak een teamoverzicht van deze verschillen.

Tip 2: Verbind de inzichten uit het teamgesprek over de verschillende behoeftes met de teamdoelen.

Stel teamafspraken op over wat teamleden van elkaar nodig hebben om samen resultaat te behalen. Zijn er taken waar iedereen zelfstandig aan kan werken en waarbij online contact voldoende is? Wanneer is het voor een taak noodzakelijk om elkaar fysiek te ontmoeten? Hoe zien afspraken eruit wanneer teamleden voor een deel werken vanuit hun eigen behoeftes en zich deels aanpassen aan die van anderen? Leg de teamafspraken vast.

Tip 3: Vergroot de kennis over de drie interpersoonlijke behoeftes binnen het team.

Verbind teamafspraken over productiviteit met inzichten in persoonlijkheid en versterk zo de hybride samenwerking.

Benieuwd hoe de interpersoonlijke verschillen rondom inclusie en intimiteit van invloed zijn op hybride teamwerk? Overweeg eens een ontwikkeltraject waarin de teamleden leren om nog beter samen te werken. Bewust van hun eigen interpersoonlijke behoeftes en die van een ander, met oog voor de gedeelde teamdoelen.