Van ongemakkelijke feedback naar waardevolle feedforward gesprekken

Het is een veelgehoorde vraag, “hoe zorgen we ervoor dat teamleden elkaar meer feedback geven?”  Het geven van feedback wordt gezien als een belangrijk middel om te kunnen leren en  ontwikkelen. Toch hangt er een bepaald ongemak in de lucht rondom dit onderwerp. Het is iets wat we niet graag doen in de praktijk. Waar komt dit ongemak vandaan en hoe kan de nieuwe methode “feedforward” ervoor zorgen dat deze waardevolle gesprekken wél gevoerd gaan worden?

Het ongemak dat feedback geven heet

Rondom het geven van feedback spelen verschillende factoren mee die het ongemakkelijk maken. Teamleden zijn bijvoorbeeld bang voor of onzeker over de reactie van de ontvanger. Ze willen de ander niet willen kwetsen en de relatie niet willen schaden. Ook kan er sprake zijn van een gebrek aan een veilige teamcultuur. Feedback kan dan al snel ervaren worden als een persoonlijke aanval. Dit is ongemakkelijk omdat teams van nature veel liever de harmonie bewaken en dus geven teamleden elkaar maar mondjesmaat feedback. Dat is jammer, want onderzoek toont aan dat wanneer teamleden elkaar wel aanspreken op de werkvloer de productiviteit en de resultaten verbeteren. Hoe kan je het ongemak wegnemen en deze voordelen benutten?

Zorg allereerst voor een veilige teamomgeving

Wanneer de veiligheid ontbreekt spreken teamleden zich minder snel uit en houden ze eerder hun bijdrage voor zich. Alles begint daarom bij een veilige teamomgeving. Vertrouwen is de fundering van echt teamwerk. Heb je het vermoeden dat dit speelt in jouw team? Lees dan ook onze blog over ‘de kracht van een veilige teamomgeving’ of de blog over het model van Patrick Lencioni en zijn 5 frustraties van teamwerk met meer informatie over wat een veilige teamomgeving is en hoe je deze kunt ontwikkelen.

De nieuwe manier van feedback geven: feedforward

Wat ook kan helpen is de feedforward methode. Deze methode is ontwikkeld door de Amerikaanse leiderschapscoach Marshall Goldsmith. Volgens hem moet het aanspreken van collega’s meer op de toekomst gericht zijn en niet op gedrag uit het verleden. Want, zo zegt dhr. Goldsmith, op het verleden heb je geen invloed meer, maar op de toekomst wel. Verder is feedforward positief en oplossingsgericht, eenvoudig toe te passen en gericht op de ontwikkeling van het team.

Wat zijn de voordelen van feedforward?

Bij feedforward geef je tips en adviezen voor toekomstig gedrag. Het heeft hiermee een meer coachend karakter. Je geeft aan wat je wel wilt, in plaats van wat je niet wilt. Het wordt daarom als minder bedreigend ervaren door de ontvanger en is leuker om te geven voor de zender. Het effect is dat teamleden meer bereid zijn om hiernaar te luisteren, waarmee het leerproces in gang wordt gezet.

Feedforward kenmerkt zich door de volgende kernpunten:

• Het is toekomstgericht. In plaats van te kijken naar wat er in het verleden is gebeurd, richt feedforward zich op wat er in de toekomst beter kan. Je kunt bijvoorbeeld kritiek uiten op een rapport dat iemand heeft gemaakt of je kunt tips geven over hoe het rapport de volgende keer beter kan.
• Gaat uit van een positieve benadering. Feedforward is over het algemeen positief en constructief. Het geeft suggesties en aanbevelingen die helpen om toekomstige prestaties te verbeteren, wat een meer motiverend effect heeft.
• Het is specifieke en concreet. Effectieve feedforward bevat specifieke en concrete suggesties die direct toepasbaar zijn. Dit helpt de ontvanger om duidelijk te begrijpen wat ze kunnen doen om hun prestaties te verbeteren en wat er van teamleden verwacht wordt.
• Focust op de mogelijkheden. Door te focussen op wat er mogelijk is en wat iemand kan doen, helpt feedforward om een gevoel van potentieel te creëren. Dit draagt bij aan een positieve mindset en een proactieve houding ten opzichte van persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Hoe kan je de feedforward methode toepassen?

Een hele makkelijke manier is de “Lift-methode”. De naam geeft het al aan, het is een manier om iemand als het ware ‘op te liften’. Positief en opbouwend. De methode is even simpel als doeltreffend en bestaat uit twee stappen:

1. Benoem wat goed ging.
2. Benoem wat je de volgende keer meer zou willen zien.

Als we dit schetsen met 2 voorbeelden zou dit er als volgt uit kunnen zien:

• Ik zag dat je duidelijk je grens aangaf. Als je er de volgende keer ook nog een handgebaar bij maakt, kom je nog krachtiger over.
• Ik zag dat je actief aan het luisteren was naar persoon X. Als je de volgende keer ook af en toe een samenvatting geeft, dan voelt de ander zich waarschijnlijk nog meer begrepen.

Wat ga jij morgen anders doen dan vandaag?

Hopelijk heeft deze blog je weer een aantal tips en inspiratie kunnen geven om met dit thema aan de slag te gaan. Weten is natuurlijk nog geen doen. Ons advies is om daarbij in stappen te denken. Welke concrete eerste stap wil jij gaan zetten om de feedforward methode toe te gaan passen?