6 tips om als OR eerder betrokken te worden bij de besluitvorming 

Veel ondernemingsraden hebben dezelfde wens: eerder betrokken worden bij belangrijke besluiten. Dat is niet vreemd. Hoe eerder de OR aan tafel zit, hoe groter de kans om daadwerkelijk invloed uit te oefenen. Wanneer een voorgenomen besluit eenmaal is uitgewerkt en formeel ter advisering of instemming wordt voorgelegd, liggen de belangrijkste keuzes vaak al vast. 

Om dit proces te duiden maken we in onze trainingen regelmatig gebruik van de trechter van invloed. Deze laat zien hoe een besluit zich ontwikkelt: van een eerste idee, via verkenningen en proefballonnetjes, naar verschillende scenario’s en uiteindelijk een voorgenomen besluit. Juist aan de brede kant van de trechter is de invloed van de OR het grootst. Naarmate het proces vordert, wordt de ruimte om nog iets te veranderen steeds kleiner. 

Maar hoe zorg je ervoor dat je als OR al aan de voorkant wordt betrokken? Hieronder vind je een aantal praktische handvatten. 

Tip 1. Wees proactief: kijk vooruit en luister goed 

Een OR die alleen reageert op advies- en instemmingsaanvragen loopt vaak achter de feiten aan. Probeer daarom ontwikkelingen vroegtijdig te signaleren. Let bijvoorbeeld op: 

• veranderingen in de markt of sector; 
• nieuwe wet- en regelgeving; 
• financiële ontwikkelingen; 
• strategische plannen van de organisatie; 
• signalen van medewerkers en leidinggevenden. 

Vraag jezelf vervolgens af: “Als deze ontwikkeling doorzet, welke besluiten zouden daar dan uit kunnen voortkomen?” 

Door die vertaalslag te maken, kun je onderwerpen al vroeg op de agenda van de overlegvergadering zetten. Daarmee laat je zien dat de OR niet alleen reageert op plannen, maar ook vooruitkijkt en meedenkt. 

Tip 2. Maak duidelijk wat je verwachtingen zijn 

Bestuurders weten niet altijd wanneer de OR betrokken wilt worden. Veel ideeën en proefballonnetjes sneuvelen vaak halverwege. Voor bestuurders is het dan ook vaak zoeken bij welke onderwerpen de OR nu wel of niet mee te nemen. Bespreek daarom expliciet: 

• bij welke onderwerpen de OR graag vroegtijdig wil meedenken; 
• op welk moment in het besluitvormingsproces de OR betrokken wil worden; 
• welke informatie daarvoor nodig is. 

Maak hierover heldere afspraken. Bijvoorbeeld dat de bestuurder strategische ontwikkelingen of eerste verkenningen al deelt tijdens de overlegvergadering, ook als er nog geen uitgewerkt voorstel ligt. 

Tip 3. Benut het artikel 24-overleg optimaal 

Het halfjaarlijkse overleg op grond van artikel 24 van de WOR is bij uitstek het moment om vooruit te kijken. Dit overleg is bedoeld om met elkaar de “algemene gang van zaken binnen de organisatie” te bespreken. Juist daarom biedt dit overleg een uitstekende gelegenheid om inzicht te krijgen in ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en in besluiten die in voorbereiding zijn. 

Maak tijdens dit overleg niet alleen een rondje langs de strategische ontwikkelingen, maar bespreek ook hoe de OR de komende zes maanden wordt betrokken bij de verwachte advies- en instemmingstrajecten. In de praktijk wordt dit onderdeel vaak overgeslagen. Door hierover concrete afspraken te maken, voorkom je dat de OR pas wordt ingeschakeld wanneer de plannen al grotendeels zijn uitgewerkt. 

Meer leren over hoe je meer uit dit overleg haalt? Luister dan ook eens naar onze podcast over dit onderwerp. 

Tip 4. Vorm je eigen beeld 

Een ondernemingsraad hoeft niet volledig afhankelijk te zijn van de informatie van de bestuurder. Juist door ook zelf informatie te verzamelen ontstaat een completer beeld. Ga in gesprek met medewerkers, leidinggevenden, interne deskundigen en HR. Lees het jaarverslag, volg ontwikkelingen binnen de branche en wissel ervaringen uit met andere ondernemingsraden. 

Door verschillende perspectieven te combineren, kan de OR beter inschatten welke ontwikkelingen eraan komen en welke vragen op het juiste moment gesteld moeten worden. 

Tip 5. Ken je toegevoegde waarde 

Een bestuurder zal de OR eerder betrekken wanneer hij of zij verwacht dat dit daadwerkelijk iets oplevert. Stel jezelf daarom eens de vraag: waarom zou de bestuurder de OR al in een vroeg stadium aan tafel willen hebben? 

Het antwoord zou niet moeten zijn: “Omdat wij daar recht op hebben.” Een veel sterker antwoord is dat de OR kennis heeft van wat er leeft op de werkvloer, de gevolgen voor medewerkers vroegtijdig kan signaleren, draagvlak kan helpen creëren en risico’s kan benoemen waar het management mogelijk nog niet aan heeft gedacht. 

Hoe duidelijker de OR zijn toegevoegde waarde kan laten zien, hoe vanzelfsprekender het wordt om de OR eerder bij belangrijke vraagstukken te betrekken. 

Tip 6. Bouw aan vertrouwen 

Bestuurders betrekken een OR eerder wanneer zij ervaren dat de OR constructief meedenkt. Dat betekent niet dat de OR overal mee moet instemmen, maar wel dat hij nieuwsgierig is, kritische vragen stelt en bereid is om mee te denken over oplossingen. Een bestuurder die merkt dat een vroeg gesprek niet direct leidt tot vertraging of een ingenomen standpunt, zal eerder geneigd zijn om de OR opnieuw in een vroeg stadium te betrekken. 

Invloed begint vóór de adviesaanvraag 

Eerder betrokken in de besluitvorming vraagt initiatief van zowel de bestuurder als de ondernemingsraad. Door ontwikkelingen actief te volgen, duidelijke verwachtingen uit te spreken, het artikel 24-overleg goed te benutten, zelf informatie te verzamelen en zichtbaar toegevoegde waarde te leveren, vergroot de OR zijn invloed aanzienlijk. 

De grootste invloed ontstaat namelijk niet wanneer het voorgenomen besluit op tafel ligt, maar in de fase waarin ideeën nog worden gevormd. Juist daar kan de ondernemingsraad het verschil maken. 

Veelgestelde vragen

Meer lezen?