Van afhaken naar aanhaken in teams

Herken jij dat? Dat moment tijdens een vergadering waarin een onderwerp net iets te lang wordt besproken? Je blik en je gedachten die afdwalen? In gedachten ben je al bij het koffiezetapparaat, je kijkt om je heen en denkt: “Waar zijn we gebleven?”. Afhaken doet iedere teamspeler wel eens. Dat is normaal en hoeft niet erg te zijn. Een probleem is het pas wanneer het elk overleg weer gebeurt. Wanneer het niet alleen voor jou, maar ook voor jouw collega’s een patroon wordt. Hoe herken je dat dit afhaakpatroon ontstaat in jouw team ? Hoe los je het op? In deze blog nemen we je mee in vier stappen voor het aangehaakt houden van teamspelers.

Stap 1 – Waarnemen van signalen

De eerste stap is waarnemen. Wanneer merk je afhaaksignalen op bij jezelf of bij je teamgenoten? Wat gebeurt er dan? Aan welk gedrag herken je dit afhaken? Denk bijvoorbeeld aan ja-knikken maar nee-doen, deadlines missen of frustratie tonen (zowel verbaal als non-verbaal). Of wanneer teamleden steeds minder vaak hun mening geven bij vergaderingen of het allemaal snel ‘wel best’ vinden.

Hoe anders is dat bij aangehaakte teamspelers? Dit gedrag herken je bijvoorbeeld aan teamleden die actief luisteren tijdens een overleg, die hun afspraken nakomen (of het melden wanneer dit niet lukt) en die onderzoeken wat er aan de hand is op het moment dat iemand het ‘wel best’ lijkt te vinden. Interessant hierbij is dat het ene teamlid in een bepaalde situatie eerder zal afhaken dan de andere. Wanneer iemand afhaakt is namelijk heel persoonlijk. Dat brengt ons bij stap 2.

Stap 2 – Onderzoeken van triggers

Iedereen heeft zijn eigen ‘triggers’ om af te haken in de samenwerking met anderen. Deze ingebouwde triggers in ons brein bepalen dat de ene situatie voor iemand wel leidt tot afhaken en bij een ander niet. Een trigger komt  onder andere voort uit eerdere ervaringen en uit iemands persoonlijke kernkwaliteiten. Wanneer een teamspeler bijvoorbeeld als kernkwaliteit heeft om zaken kort en bondig te formuleren, kan deze persoon afhaken op het moment dat een vergadering erg langdradig is.

Het aanpakken van afhaakgedrag vraagt dus om onderzoeken. Door inzicht in drijfveren, ervaringen en kwaliteiten vergroten teamleden hun persoonlijk leiderschap. Hoe beter teamspelers hun persoonlijke triggers kenen, hoe makkelijker het voor ze wordt om hier zelf verantwoordelijkheid (lees: eigenaarschap) voor te nemen en aangehaakt te blijven.

Naast het vergroten van het zelfbewustzijn en zelfleiderschap bij iedere teamspeler, is het ook belangrijk deze persoonlijke triggers in teamverband met elkaar te delen. Aangehaakt blijven is uiteindelijk niet alleen een verantwoordelijkheid van de persoon zelf, maar ook van het hele team.

Stap 3 – Verkennen van opties

Op het moment dat je merkt dat je afhaakt, heb je altijd een keuze: laat je het erbij zitten of kom je in actie. Zelfleiderschap tonen als teamspeler houdt in dat je je bewust bent van jouw afhaaktriggers en dat je bewuste keuze maakt hoe je hier mee om wilt gaan.  Een handig hulpmiddel hierbij is het keuzekruispunt. Volgens dit model heb je altijd vier opties die je kunt verkennen:

• Optie 1: Accepteren. Iedereen haakt weleens af, dat is helemaal niet erg. Merk je dat het de samenwerking niet direct belemmert, dan kun je ervoor kiezen de situatie te accepteren en het los te laten. Kijk in een overleg bijvoorbeeld of je de draad van het gesprek weer op kan pakken of stel een vraag om zo weer aan te haken.
• Optie 2: Aanpakken. Zeker wanneer je merkt dat je vaker afhaakt in een overleg, kan het lonen om een verandering te initiëren. Maak bijvoorbeeld bespreekbaar dat je het lastig vindt om aangehaakt te blijven vanwege het lage vergadertempo en doe een voorstel om meer voortgang te maken.
• Optie 3: Afscheid nemen. Wanneer je merkt dat je vaak afhaakt in de samenwerking met anderen, dan wordt het belangrijker om te onderzoeken of je wel op de juiste plek zit. Zo kan je bijvoorbeeld jouw besluit aan het team voorleggen om niet meer aan bepaalde overleggen mee te doen. Of, in het uiterste geval, helemaal afscheid te nemen van de teamspelers waar je op dat moment mee samenwerkt.
• Optie 4: Afhaken. De belangrijkste les is dat je leert om bewust de voorgaande opties te verkennen en zo te voorkomen dat je onbewust of onbedoeld in deze vierde optie terecht komt. Afhaken overkomt ons allemaal. Het draait erom dat je eigenaarschap neemt over jouw triggers en het leiderschap toont om hier bewust mee om te gaan. Merk je op dat je aan het afdwalen, oordelen of aan het klagen  bent? Besef je dan dat je andere opties hebt waar je voor kan kiezen.

Stap 4 – Kiezen voor het team

Dat brengt ons bij de laatste stap, kiezen. In plaats van in afhaken te blijven hangen, kan je bewust kiezen; door eerst je eigen getriggerde gedrag te herkennen en vervolgens te bepalen hoe je ermee om wilt gaan. Dit doe je eerst voor jezelf. Want wanneer jij zelf aangehaakt blijft, is dat ook in het belang van het team.

Daarna voor het team als geheel. Want wanneer teamspelers elkaar helpen om aangehaakt te blijven, versterken zij daarmee het collectief leiderschap in het team. Besef daarbij dat wat in jou leeft, ook mogelijk speelt bij teamgenoten. Je bent ook een stem van het geheel. Wat kan je zoal doen in deze situatie? Begin met het team een spiegel voor te houden en open vragen te stellen die het bewustzijn van het team vergroten, zoals:

• Ben ik hier de enige die afhaakt?
• Wat gebeurt er op dit moment?
• Hoe is de sfeer in het team?
• Wat is hier nu aan de hand?
• Hoe ervaren we het teamwerk nu?
• Wat veranderde er zojuist?

Vanuit hier kunnen jullie in contact met elkaar verkennen wat iedereen nodig heeft om er met volledige aandacht bij te zijn, zodat het volle potentieel van het team benut kan worden.

Wil je meer leren over dit onderwerp? We hebben er ook een webinar over verzorgd. Kijk deze hier eenvoudig terug.

Heb je hulp nodig bij het leren voeren van sterke teamgesprekken? Dat kan natuurlijk ook. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.