Een adviesaanvraag gaat vaak over ingrijpende besluiten: grote wijzigingen in de organisatie die impact hebben op collega’s. Een zorgvuldig proces door de ondernemingsraad (OR) is dan belangrijk. Maar uiteindelijk moet er ook een advies op papier komen.
Hoe schrijf je als ondernemingsraad een goed advies dat daadwerkelijk invloed heeft? En heel praktisch: wat zet je er wel of niet in?
In dit artikel geven we een aantal tips om tot een duidelijk en goed onderbouwd adviesstuk te komen.
Het is de toon die de muziek maakt
Net als tijdens een overlegvergadering is de manier waarop je je punt brengt vaak bepalend voor hoeveel invloed je hebt op de bestuurder.
Denk daarom goed na over je formulering en de tone of voice van het advies.
Een aantal aandachtspunten:
- kies voor een feitelijke en zakelijke formulering
- maak het niet onnodig formeel
- gebruik geen ingewikkelde schrijftaal om indruk te maken
- vermijd cynisme of indirecte kritiek
Met een zakelijke formulering bedoelen we dat je geen verborgen boodschap tussen de regels door laat klinken.
Heb je als OR bezwaren of zorgen? Schrijf die dan zo concreet mogelijk op.
Ben je negatief over het voorgenomen besluit en overweeg je zelfs een eventuele rechtsgang? Dan mag dat ook blijken uit het stuk dat je schrijft. Laat zien dat je het serieus meent.
Stel je daarbij altijd op als gelijkwaardige gesprekspartner en blijf constructief. Benoem dus ook wat je positief vindt aan het voorgenomen besluit.
Wees precies op het proces
Zonder te vervallen in juridische haarkloverij is het belangrijk om een aantal zaken duidelijk vast te leggen.
Over welk voorgenomen besluit geef je advies?
In sommige adviesaanvragen zijn de voorgenomen besluiten duidelijk uitgewerkt. In andere gevallen zijn ze breder en algemener omschreven.
Tijdens een adviestraject wordt vaak uitgebreid gesproken om de voorgenomen besluiten helder te krijgen. Wees daarom in je adviesstuk heel duidelijk over welk besluit je precies adviseert.
Zo voorkom je later misverstanden. Zeker bij grote organisatiewijzigingen is het belangrijk dat helder is op welk besluit het advies betrekking heeft.
Op basis van welke informatie is het advies opgesteld?
Beschrijf bijvoorbeeld:
- welke informatie en documenten zijn ontvangen
- hoeveel overlegmomenten er zijn geweest
- verwijzingen naar notulen of aanvullende stukken
Mocht je later beroep willen aantekenen bij de Ondernemingskamer, dan is het belangrijk dat dit soort zaken concreet beschreven staan.
Wees scherp op het einde van het traject
Het versturen van het advies betekent niet dat het adviestraject is afgerond.
Belangrijke vragen zijn bijvoorbeeld:
- wat gaat de bestuurder doen met het advies?
- welke reactie verwacht de OR?
- wanneer volgt het definitieve besluit?
Geef duidelijk aan welke reactie je verwacht van de bestuurder en welke stukken je wilt ontvangen.
Geef concrete adviezen
Je geeft niet voor niets advies. Het doel is dat het advies serieus wordt overwogen en – waar mogelijk – wordt overgenomen. Daarom geldt: hoe concreter het advies, hoe beter. Bekijk bijvoorbeeld deze adviezen:
- “We adviseren om het besluit zorgvuldig te communiceren.”
- “Wij adviseren om alternatieven serieus te overwegen.”
Stap eens in de schoenen van de bestuurder. Wat kun je met zulke adviezen? Waarschijnlijk krijg je een reactie als: “Uiteraard vinden wij zorgvuldige communicatie belangrijk.” Maar verandert er dan daadwerkelijk iets? Dat is maar zeer de vraag. Algemene adviezen leiden vaak tot algemene reacties.
Formuleer daarom zo concreet mogelijk:
- welke maatregel moet worden genomen
- welke actie verwacht je van de bestuurder
- welke verandering wil je zien
Voorkom het bundelen van meerdere adviezen
Probeer ook te voorkomen dat je meerdere adviezen samenvoegt in één adviespunt. Bijvoorbeeld: “De OR adviseert om besluit X zo snel mogelijk te nemen en besluit Y uit te stellen tot na de zomer.” Dit geeft de bestuurder ruimte om slechts op één onderdeel te reageren. Formuleer adviezen daarom zo duidelijk en afzonderlijk mogelijk.
Wees helder over je bezwaren en voorwaarden
In de praktijk wordt vaak gesproken over een positief of negatief advies. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) gebruikt deze termen echter niet. De wet spreekt over een advies van de OR en een besluit van de bestuurder dat daarvan kan afwijken.
Belangrijk is dus dat duidelijk is:
- wat de bezwaren van de OR zijn
- welke voorwaarden de OR stelt
- wanneer het advies positief kan zijn
Wanneer de OR bijvoorbeeld onder voorwaarden positief is over een besluit, moet duidelijk zijn aan welke voorwaarden eerst moet worden voldaan.
Dit is ook belangrijk wanneer de OR later beroep instelt bij de Ondernemingskamer. De rechter kijkt namelijk alleen naar de argumenten die in het adviesstuk staan. Nieuwe punten kunnen dan niet meer worden toegevoegd.
Begin op tijd
Het schrijven van het advies kan aanvoelen als een hele klus. Wacht er daarom niet mee totdat het hele proces is afgerond. Gedurende het proces kun je ook al van alles op papier zetten. Zie het als een soort levend document waar je steeds verder aan werkt.
Een basisstructuur voor een OR-advies
Een vaste structuur kan helpen om het advies overzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld:
- Op welk voorgenomen besluit reageert de OR?
- Op basis van welke informatie is het advies opgesteld?
- Hoe zag het adviesproces eruit?
- Welke criteria gebruikt de OR om het besluit te beoordelen?
- Hoe beoordeelt de OR het voorgenomen besluit op basis van deze criteria?
- Welke concrete adviezen geeft de OR aan de bestuurder?
- Afsluiting: verzoek om een schriftelijke reactie en definitief besluit.
Met zo’n structuur voorkom je dat belangrijke onderdelen worden vergeten.
Tot slot
De praktijk leert dat de ondernemingsraad de meeste invloed heeft zolang er dialoog is met de bestuurder. Die dialoog zou het zwaartepunt moeten vormen van het adviestraject, naast:
- het eigen overleg van de OR
- achterbanraadpleging
- eventueel het inschakelen van deskundigen
Het adviesstuk dat je schrijft is uiteindelijk een afspiegeling van deze dialoog. In het adviesstuk zouden daarom geen verrassingen moeten staan voor de bestuurder. Bespreek belangrijke voorwaarden of bezwaren eerst in het overleg.
Zolang je met elkaar in gesprek bent, zijn zaken nog flexibel. Zodra het adviesstuk formeel is ingediend, wordt het vaak lastiger om nog aanpassingen te doen.
Veelgestelde vragen over een OR-advies
Wanneer moet de ondernemingsraad advies geven?
De OR geeft advies bij belangrijke organisatorische besluiten, zoals reorganisaties, fusies of grote investeringen.
Wat maakt een goed advies van de OR?
Een goed advies is duidelijk, concreet, goed onderbouwd en gebaseerd op het overleg dat eerder met de bestuurder heeft plaatsgevonden.
Kan een bestuurder het advies van de OR negeren?
Een bestuurder mag van het advies afwijken, maar moet dat goed motiveren.
Hoe wij kunnen helpen
Loof begeleidt regelmatig ondernemingsraden bij adviestrajecten. In de rol van adviseur ondersteunen we de OR bij een zorgvuldig proces van besluitvorming.
Benieuwd wat we voor jouw OR kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op.
Meer leren?
Nog niet uitgeleerd over dit onderwerp?
Luister dan ook naar onze podcast met de titel “het schrijven van een advies“
Of liever verder lezen?
Advies van de OR bij een reorganisatie: hoe maak je de juiste afweging?
Reorganisaties vragen vaak om lastige keuzes. Voor de OR betekent dit dat je niet alleen kijkt naar de impact op medewerkers, maar ook naar wat de organisatie nodig heeft voor de toekomst.
Hoe maak je als OR een goede belangenafweging bij nieuw beleid?
Wanneer nieuw beleid sterk afwijkt van het huidige beleid, kan het voor de ondernemingsraad lastig zijn om een goede belangenafweging te maken. Je vergelijkt dan soms letterlijk appels met peren. In dit artikel lees je tips hoe je toch tot een goed advies kunt komen.
Escaleren als OR: wat kun je doen vóór je naar de rechter stapt?
In deze casus werd Loof betrokken met de vraag wat de OR kon doen nadat de bestuurder geen adviesaanvraag had ingediend. Lees welke stappen je kunt zetten als OR voordat je naar de rechter stapt.
Starten in de ondernemingsraad: wat moet je als nieuw OR-lid weten?
Er komt veel op je af als je nieuw bent in de medezeggenschap. Hierbij een aantal tips die ervoor zorgen dat je goed kunt starten.
