Hoe schrijf je als ondernemingsraad een goed advies?

Een adviesaanvraag gaat vaak over ingrijpende besluiten. Grote wijzigingen in de organisatie die impact hebben op je collega’s. Een zorgvuldig proces door de OR is dan uiteraard belangrijk. Maar dan, moet er uiteindelijk toch iets op papier komen. Hoe doe je dat? Hoe schrijf je als ondernemingsraad een goed advies, zodanig dat je ook werkelijk invloed hebt? En heel praktisch: wat zet je er nu wel of niet in? In dit artikel geven we je een aantal tips om tot een gedegen adviesstuk te komen.

Het is de toon die de muziek maakt

Net als tijdens een overlegvergadering is de manier waarop je je punt brengt, vaak bepalend in hoeverre je je bestuurder kunt overtuigen. En dus hoe groot je invloed is. Denk dus goed na over je formulering en welke ‘tone of voice’ daarin doorklinkt. Een feitelijke en zakelijke formulering is aan te bevelen. Maar je hoeft het ook weer niet onnodig formeel te maken. Ingewikkelde schrijftaal gebruiken om indruk te maken is echt niet nodig. Met een zakelijke formulering bedoelen we dat je tussen de regels door niet nog een andere boodschap mee laat klinken. Bijvoorbeeld dat je door een subtiele formulering je onvrede laat blijken (over het proces bijvoorbeeld) zonder dat je concreet man en paard noemt. Wees niet zuur, cynisch of suggestief. Heb je als OR bezwaren of zorgen, schrijf deze dan zo concreet mogelijk op. Voorkom indirecte kritiek of een sneer tussen de regels door. Ben je negatief over het voorgenomen besluit en overweeg je zelfs een eventuele rechtsgang? Dan mag dat ook blijken uit het stuk je dat je schrijft. Laten weten dat je het serieus meent. Tot slot: stel je altijd op als gelijkwaardige partner en wees constructief. Geef dus ook aan wat je goed vindt aan het voorgenomen besluit.

Wees precies op het proces

Zonder te vervallen in juridische haarkloverij is het wel goed om op een aantal zaken scherp te zijn.

Over welk voorgenomen besluit geef je advies?

In sommige adviesaanvragen zijn de voorgenomen besluiten goed uitgewerkt. Maar in veel gevallen is het ook breed en algemeen omschreven. Vaak wordt er in een adviestraject met de bestuurder uitvoerig gesproken om de voorgenomen besluiten helder te krijgen. Wees helder welke besluiten het betreft. Zo voorkom je mogelijk later gedoe. Het is vervelend als je in een situatie terecht waarbij de ondernemingsraad een adviesaanvraag verwacht terwijl de bestuurder veronderstelt dat het te nemen besluit valt onder een eerdere adviesaanvraag. Zeker bij grote organisatiewijzigingen is het belangrijk dat je precies aangeeft op welk besluit je advies geeft.

Op basis van welke informatie ben je tot je besluit gekomen?

Denk hierbij aan zaken als welke informatie en stukken heb je gekregen, hoe vaak is er overleg geweest, verwijzingen naar notulen enz. Mocht je in een later stadium beroep willen aantekenen bij de Ondernemingskamer dan is het belangrijk dat deze zaken concreet beschreven staan.

Wees scherp op het einde van het traject

Het versturen van je advies is niet het einde van het adviestraject. Wat gaat je bestuurder doen met de gegeven adviezen? Welke reactie verwacht je? En wat wordt het definitieve besluit? Geef helder aan wat je verwacht van je bestuurder en welke stukken je wilt ontvangen.

Geef concrete adviezen

Je geeft niet voor niets advies. Je wilt het liefst dat het advies wordt overgenomen en tenminste serieus wordt overwogen. Denk daarom goed na over hoe je je advies formuleert. Hoe concreter hoe beter. Als je vaag of abstract blijft, kan je bestuurder ook vaag reageren. Een beleefd antwoord waar je in de praktijk weinig mee kunt.

Wees dus zo concreet mogelijk. Kijk eens naar deze twee adviezen:

• We adviseren om het besluit zorgvuldig te communiceren.
• Wij adviseren om alternatieven serieus te overwegen.

Stap nu eens in de schoenen van de bestuurder. Hoe is het om zulke adviezen te krijgen? En wat voor reactie kun je verwachten? Natuurlijk zal je bestuurder aangeven dat hij zorgvuldige communicatie belangrijk vindt. En uiteraard zal er ook goed gekeken worden naar alternatieve oplossingen. Maar verandert er nu daadwerkelijk iets? Heb je invloed gehad met je advies? Dat is maar zeer de vraag. Algemene adviezen leiden dikwijls tot algemene reacties.

Voorkom ook dat je meerdere adviezen bundelt tot 1 advies. Bijvoorbeeld: De OR adviseert om besluit X zo snel mogelijk te nemen besluit Y uit te stellen tot na de zomer. Je geeft hiermee ruimte aan de bestuurder om slechts op 1 onderdeel van je advies te reageren.

Kortom: bedenk wat je graag wilt zien gebeuren en verwoord dat in je advies. Welke concrete acties zou je graag zien van je bestuurder? Dat dwingt de bestuurder ook tot een concrete reactie: dit ga ik wel doen of dit ga ik niet doen.

Wees helder over je bezwaren en voorwaarden

In de praktijk worden vaak de termen positief en negatief advies gebruikt. Op zich prima, maar realiseer je dat de WOR nergens spreekt over positief dan wel negatief adviseren. De wet heeft het over een advies dat de OR geeft en een besluit van de bestuurder dat daar al dan niet van afwijkt. Belangrijk is dus dat je als ondernemingsraad duidelijk bent in wat je wilt. Zodat je kunt toetsen of de bestuurder je advies nu wel of niet overneemt. De termen positief en negatief zijn wat dat betreft klip en klaar. Het kan wat ingewikkelder worden wanneer de OR onder voorwaarden positief is over het voorgenomen besluit. Wees dan heel duidelijk in wat de bezwaren zijn en welke maatregelen je verwacht van de bestuurder. Vervolgens moet duidelijk uit het adviesstuk van de OR blijken dat het advies van de OR pas positief is als aan de voorwaarden is voldaan. Mocht je uiteindelijk beroep instellen bij de Ondernemingskamer, dan zal de rechter ook enkel kijken naar de bezwaren en argumenten die de OR in zijn adviesstuk heeft geschreven. Nieuwe punten kunnen dan niet meer aangedragen worden. Het is dus erg belangrijk om duidelijk en volledig te zijn in je advies.

Begin op tijd

Het schrijven van het advies kan aanvoelen als een hele klus. Wacht er daarom niet mee totdat het hele proces is afgerond. Gedurende het proces kun je ook al van alles op papier zetten. Zie het als een soort levend document waar je steeds verder aan werkt.

Een basis inhoudsopgave

Als basis zou je met onderstaande indeling kunnen werken. Op die manier geef je structuur aan je document en voorkom je het risico om belangrijke punten te vergeten.

• Op welk voorgenomen besluit reageer je?
• Op basis van welke informatie is de OR tot zijn advies gekomen? Hoe zag het proces er uit?
• Wat zijn voor de OR belangrijke criteria om dit voorgenomen besluit op te toetsen?
• Hoe evalueert de OR het voorgenomen besluit n.a.v. deze criteria?
• Welke adviezen geven jullie de bestuurder?
• Afsluiting: geef aan dat je een schriftelijke reactie verwacht op je advies en een schriftelijk definitief besluit.

Tot slot

De praktijk leert dat je als OR de meeste invloed kunt uitoefenen zolang je met elkaar in dialoog bent. Deze dialoog tussen bestuurder en OR zou het zwaartepunt moeten vormen van het adviestraject (naast het eigen overleg, achterbanraadpleging en evt. inschakelen van deskundigen). Het adviesstuk dat je schrijft is als het goed is een afspiegeling van de dialoog die bestuurder en OR met elkaar gevoerd hebben. Met andere woorden: in jullie adviesstuk zouden geen verrassingen moeten staan voor de bestuurder. Heb je bepaalde voorwaarden om positief te kunnen zijn over een voorgenomen besluit, bespreek deze dan eerst met de bestuurder. Zolang je nog met elkaar in gesprek bent, zijn de zaken nog vloeibaar. Zodra er formeel adviesstuk ligt, wordt het vaak een stuk ingewikkelder om nog zaken aangepast te krijgen.

Loof helpt je graag op weg

Loof begeleidt regelmatig  ondernemingsraden bij adviestrajecten. In de rol van adviseur begeleiden we de OR in een zorgvuldig proces van besluitvorming. Benieuwd wat we voor jouw OR kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op.