Communicatie met je ‘achterban’

Zes praktische tips en doordenkers om de kracht van de OR in je organisatie te versterken door een betere communicatie met je collega’s.

Tip 1: vergeet de term ‘achterban’!

Onze eerste tip is misschien verrassend: vergeet die term ‘achterban’. Je hebt geen achterban op je werk. Het zijn gewoon jouw collega’s met wie je elke dag samenwerkt. Het woord ‘achterban’ is niet alleen ouderwets maar kan je ook op het verkeerde been zetten. Waarom is ‘achterban’ misleidend?

• Dit woord staat in de Wet op de Ondernemingsraden (o.a. bij Artikel 17 lid 1), maar we kennen het vooral uit de wereld van politiek en vakbonden. Omgevingen waar andere spelregels gelden. Met een politieke bril zou je kunnen denken dat er een ‘achterban’ is die jou als OR-lid heeft gekozen en nu nauwlettend al je stappen volgt. Dat gaat echter niet lukken, want als OR neem je gezamenlijk besluiten en soms zelfs al direct in een overlegvergadering met de bestuurder (Art. 23b, Besluitvorming).
• Je hoeft je niet persoonlijk te verantwoorden voor ingenomen standpunten. De OR is geen gemeenteraad met een publiek debat waarbij partijbelangen of afdelingsbelangen verdedigd worden.  Anders dan de praktijk is bij vakbonden, schrijft de WOR geen verplichting voor om leden te raadplegen. Als OR-lid kun je besluiten ‘zonder last of ruggespraak’, zoals dat genoemd werd. Er wordt van je verwacht dat je op basis van eigen inzicht en overtuiging een oordeel kunt vellen, ook zonder collega’s te raadplegen.

Tip 2: betrek je collega’s bij de OR

De OR heeft vaak de handen vol aan een drukke agenda. Advies- of instemmingsaanvragen die besproken worden in het team en vervolgens het overleg met de bestuurder. Druk, druk, druk, vooral met vergaderen. Voor je het weet zit je uren achter gesloten deuren en ben je die mysterieuze club geworden waar niemand in je organisatie wat van hoort of merkt. Terwijl medezeggenschap gebaat is bij inbreng vanuit allerlei groepen en afdelingen van je organisatie. Hoe maak je jezelf vindbaar voor collega’s?

Lege wachtkamers
Leer van je OR-collega’s die hebben geprobeerd te werken met ‘spreekuren’. Ze werken namelijk niet. De ervaring leert dat de wachtkamer bij een spreekuur leeg blijft, tenzij de collega’s kampen met ernstige klachten. 

Wat werkt wel?
Ook hier kan worden geput uit ervaring van anderen: panels met collega’s werken wel. Mensen willen best eens meedenken over een vraagstuk als de OR-collega’s ze uitnodigen. Wie vindt het niet leuk om vanuit zijn ervaring of vakkennis zijn mening te mogen geven over zaken van je eigen organisatie? Onze praktijk leert dat collega’s dit best regelmatig willen doen om de OR een handig hulpmiddel te bieden voor het toetsen van vraagstukken en om nieuwe ideeën op te doen.

Tip 3: herwaardeer gewone, bestaande middelen

In aanvulling op het vorige punt is het goed de mogelijkheden die de WOR biedt voor ogen te houden.

Bijvoorbeeld de verplichting om agenda en verslagen van vergaderingen te delen met je collega’s (Artikel 14 f-h). Een formele verplichting die in de praktijk weleens in het gedrang komt en die bij ingrijpende beslissingen onder het motto van bedrijfsgevoeligheid/geheimhouding ook achterwege blijft. Terwijl collega’s juist dan geïnformeerd willen worden. Een agenda en een verslag op hoofdlijnen is dan wel het minste.

Achterbanberaad is geen plicht maar wel een recht waarvan de OR gebruik kan maken. Volgens artikel 17 lid 1 moet de ondernemer de OR in staat stellen medewerkers te raadplegen (‘voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de raad en commissies’). Vergeet dus vooral deze mogelijkheden niet.  

Tip 4: ga de organisatie in

Een OR heeft een bijzondere positie. Hij schuift aan bij het overleg met de bestuurder en wordt zo geïnformeerd over plannen en lopende zaken uit het management. Maar je hoort tegelijkertijd ook allerlei andere zaken, die het bestuur niet ter ore komen. In gesprekken met directe collega’s, tijdens de beroemde gesprekjes bij de koffieautomaat of op de parkeerplaats. Waarbij medewerkers vaak zeggen wat ze echt ergens van vinden en wat de zorgen zijn. Een belangrijke waarde van een OR zit dan ook in het inbrengen van deze informele zaken in het formele overleg met de bestuurder.

Maar je kan nog een stap verder gaan. Je weet dat belangrijke besluiten en nieuw beleid zelden in een daarvoor geplande vergadering tot stand komen. Soms worden ze eerder al informeel voorgekookt. Vaak ontstaan ze bij de koffieautomaat of in de kantine, in allerlei dwarsverbanden waar mensen in een organisatie elkaar treffen (zie kader hierboven). Je kan als OR je kracht vergroten als je deze informele dwarsverbanden begrijpt en erop kunt aanhaken. Probeer dit in kaart te brengen en te zorgen dat je weet wat er bruist en borrelt, dan kan je tijdig invloed uitoefenen. Hoe je dat doet? Heel eenvoudig, je stapt erop af en maakt eens een praatje.  

Tip 5: durf nieuwe technologie te gebruiken

Om te weten wat er speelt in de organisatie kun je ook nieuwe instrumenten inzetten. Er zijn bijvoorbeeld apps om bij bedrijfsbijeenkomsten de mening te peilen van aanwezige collega’s over concrete vragen. Middelbare scholen werken vaak met Kahoot. De leerlingen loggen in met hun smartphone en hun antwoorden op de multiple choice-vragen komen als staafdiagrammen meteen in beeld op het overheadscherm. Dat kan de OR ook gebruiken. Denk ook aan een enquête-instrument als Survey Monkey. Tegen geringe kosten kun je collega’s hiermee een digitale vragenlijst voorleggen, met een snelle en efficiënte terugrapportage van de uitkomsten. Slechts twee voorbeelden uit vele middelen. Spannend? Even uitproberen en oefenen in kleine kring, en goed sparren op passende vragen.  

Tip 6: zorg dat de OR aantrekkelijk is

Als bureau helpen we ondernemingsraden aantrekkelijk te zijn. Aantrekkelijk voor collega’s, doordat tijdelijk meedenken in projecten mogelijk is. Voor bestuurders, omdat zelfbewust gelijkwaardig optreden hen uitdaagt en besluiten beter maakt. En voor management en toezichthouders, om scherp te blijven en andere perspectieven mee te nemen. Dat gaat niet vanzelf, maar samen zorgen voor een OR die met plezier samenwerkt is een mooie eerste stap. Een OR die lekker bezig is en durft te kiezen voor een frisse aanpak. Minder vergaderen en meer contact met de collega’s. Zichtbaar zijn als OR-lid en zichtbaar bezig met zaken die leven in de organisatie, maken ook dat collega’s op je afkomen en willen samenwerken. 

Mark Zwijnenburg
trainer/adviseur
OR Magazine september 2018