De bestuurder die veel praat maar weinig zegt
door Remco Bakker, trainer en coach bij Loof
De bestuurder. Sommigen zijn zakelijk, anderen amicaal. Vrijgevig met informatie of juist niet. We krijgen vaak de vraag hoe om te gaan met een bestuurder die veel praat maar weinig zegt. Een bestuurder die eigenlijk geen antwoord geeft op de vragen van de ondernemingsraad. In dit artikel drie situaties die stapsgewijs handvatten geven.
In elke situatie geldt dat je de bestuurder niet het gevoel wil geven aangevallen te worden. Ondanks dat het frustrerende situaties zijn wanneer je geen antwoord op de vraag krijgt. Probeer in alle gevallen je bewoording zo neutraal mogelijk te houden.
De bestuurder geeft geen antwoord op de vraag
Je bent geneigd om de vraag direct nogmaals of in andere woorden te stellen. Maar dit kan effectiever. Wat je in ieder geval wilt voorkomen is doorgaan naar een volgende vraag of de vraag net anders formuleren en daarmee eigenlijk een nieuw vraag stellen.
lees de stappen die je kunt zetten
Stap 1: Bedank de bestuurder voor het antwoord
“Bedankt voor het uitgebreide verhaal.”
“Fijn om deze inzichten zo mee te krijgen.”
Hiermee blijf je in contact en voelt de ander zich sneller gehoord.
Stap 2: Vat samen wat je de bestuurder hebt horen zeggen
Gebruik daarbij woorden van de bestuurder zonder alles letterlijk te herhalen. Gebruikt de bestuurder het wordt emotie, vervang dat dan niet door gevoel, maar gebruik ook het woord emotie. Gevoel kan voor sommige mensen hetzelfde zijn als emotie en voor andere weer niet.
“Als ik het goed begrijp dan …”
“Klopt het dat …”
Laat vervolgens een korte stilte vallen. Misschien dat jullie een belangrijk punt gemist hebben in de samenvatting. De stilte geeft de bestuurder de gelegenheid om zaken toe te voegen.
Stap 3: Geef aan dat je je realiseert nog geen antwoord te hebben ontvangen op de vraag
Houd het neutraal en niet aanvallend. Het kan zijn dat de bestuurder de vraag verkeerd begrepen heeft. Vraag de bestuurder opnieuw een antwoord op de gestelde vraag te geven.
“Als ik je antwoord zo nog eens samenvat, realiseer ik me dat we nog geen antwoord hebben gekregen op onze oorspronkelijk vraag. Zou je die kort nog willen beantwoorden?”
“Ondanks de nieuwe inzichten die je ons hebt gegeven, missen we nog een concreet antwoord op onze vraag. We zouden het fijn vinden als je de vraag kort beantwoordt.”
Als je deze stappen volgt in je communicatie, dan zie je dat het sneller lukt om antwoord te krijgen op de vraag die je stelt. Vaak zeggen OR-leden dat dit gekunsteld is. En dat klopt ook. Zeker in het begin omdat je iets nieuws probeert, dat voelt altijd gekunsteld. Echter als je dit continu gebruikt, zal de bestuurder ook merken dat om het antwoord heen praten niet zal helpen.
De bestuurder blijft komen met vage antwoorden
Het komt ook wel eens voor dat bestuurders met vage antwoorden blijven komen. Vaak gebeurt dat als je in stap twee een samenvatting geeft en ze dan zeggen: “Nee, ik bedoel …”. En als je dat weer samenvat dat ze dan zeggen: “Wat ik eigenlijk wilde zeggen is ….”. En dan komt er weer een ander verhaal en je hebt nog steeds geen antwoord op je vraag.
lees de stappen die je kunt zetten
Je komt in deze situatie in een interactiepatroon dat niet helpend is. Doel is om daar uit te stappen. Dit doe je als de bestuurder drie keer achter elkaar doet wat hierboven staat. Dus drie keer achter elkaar weer een nieuw verhaal vertellen zonder antwoord te geven. In dure woorden heet dit uitzoomen meta-communicatie. Oftewel je gaat communiceren óver de communicatie. Kies in dit geval ook weer een neutrale insteek. Dus niet “Je hebt al drie keer geen antwoord gegeven op onze vraag. Geef nou asjeblieft eens antwoord!”. Maar hoe dan wel?
Stap 1: Benoem het patroon
Houd dit zo neutraal mogelijk in intonatie en woordkeuze.
“Het valt me op dat we drie keer het antwoord hebben samengevat en je als reactie daarop met een nieuw verhaal komt.”
Woordkeuze is ook hier belangrijk. Als ik begin met “Het valt me op dat we AL drie keer…”, dan kun je je voorstellen dat de bestuurder sneller in de weerstand schiet.
Stap 2: Ontschuldig het gedrag
Hiermee zorg je dat er geen schuld toegewezen wordt. Je doel is het patroon te bespreken door dit bewust te maken, niet om met de vinger naar iemand te wijzen.
“Het kan zijn dat wij slecht zijn in het samenvatten, of dat je geen antwoord kan of wil geven op onze initiële vraag.”
Stap 3: Open het gesprek
Stel een korte vraag om vervolg te kunnen geven aan het gesprek.
“Hoe zie jij dat?”
“Merk je ook dat we heen en weer gaan in de interactie?”
Vervolgvraag kan dan zijn: “Hoe zouden we dit anders kunnen doen?”.
Blijf in het gesprek nieuwsgierig naar de ander. Stel vragen om het beter te begrijpen en kijk ook naar jullie eigen bijdrage in de interactie. Misschien zijn de agendapunten te vaag omschreven en heeft de bestuurder zich niet goed kunnen voorbereiden. Misschien is de vraag te veel gericht op de details en is de bestuurder op dit moment bezig met de hoofdlijnen.
Hoe onderbreek je de praatgrage bestuurder?
Misschien wel de meest lastige: het onderbreken van de bestuurder. En heel herkenbaar, de bestuurder zit op de praatstoel en steekt een heel verhaal af, terwijl de tijd dringt. Vaak kijk ik zelf naar een goed moment om te onderbreken. Ik zal eerlijk zijn, dat is er niet. Er is bij bestuurders die makkelijk en veel praten geen ruimte om in te breken. Er zijn geen pauzes in het verhaal. Dus zet je gevoel opzij en onderbreek de bestuurder.
lees de stappen die je kunt zetten
Stap 1: Onderbreek en houd het kort en simpel
“Sorry [naam] ik onderbreek je even.”
“Ik ga je even stoppen in je verhaal.”
Stap 2: Benoem waarom je onderbreekt
“We zijn bezig met het bespreken van onderwerp X en langzaam gaan we richting een ander onderwerp.”
“We hebben het over wanneer we de informatie van u krijgen, maar zijn nu beland in een discussie over het onderwerp.”
Stap 3: Doe een voorstel en geef hier aan hoe je verder wilt gaan
“Ik stel voor dat we het gesprek over onderwerp X even kort samenvatten en kijken of we nog iets gemist hebben.”
“Laten we concreet opschrijven wanneer we de gevraagde informatie ontvangen en voor de volgende vergadering deze discussie op de agenda zetten.”
Laat ruimte voor een mogelijke reactie.
Als je te maken hebt met een bestuurder die veel praat zijn dit dingen die je kan proberen. Een tip is dan om als OR na elke OV even terug te kijken naar hoe het gegaan is. Wat lukte dit keer in de interactie? Wat zou je volgende keer nog willen proberen? Waar is onze bestuurder gevoelig voor? Als je elke keer vijf minuten pakt voor een korte reflectie, zal je zien dat je invloed in het gesprek met de bestuurder langzaam groter wordt.
bestuurderortipsNog meer blogs bekijken?
Loof blogt regelmatig over medezeggenschap. Uitleg, inspiratie en handige tips op relevante thema’s. Hier vind je al onze blogs over medezeggenschap.
