Lange discussies in vergaderingen voorkomen

blog geschreven door Remco Bakker, trainer en coach bij Loof

Lange discussies in vergaderingen over de onderwerpen op de agenda wil je voorkomen. Een uitgebreid overleg met veel herhalingen. Het komt je als OR-lid of voorzitter vast niet onbekend voor.  En ondanks dat de voorzitter het gesprek goed wil begeleiden, zie je dat dat niet altijd lukt. Daarom in dit blog drie invalshoeken met tips & tricks om de vergaderingen (en discussies) efficiënt te laten verlopen. 

Alle inzichten op tafel zonder herhaling

Het Deep Democracy gedachtegoed is erg uitgebreid. In de basis komt het neer op het inzetten van de diversiteit en verschillende perspectieven in een team. Zonder dat je het hele principe gebruikt, zitten er een aantal parels in die heel nuttig zijn. Je wilt vanuit de Deep Democracy alle inzichten op tafel krijgen en tegelijkertijd voorkomen dat OR-leden dezelfde boodschap herhalen. Zo houd je de vergadering of discussie efficiënt.

Merk je veel herhaling? Begin dan eens met het gebruik van een flipover. Dit kan je zomaar veel brengen. Schrijf daar alle inzichten op die genoemd zijn. Door dit op te schrijven, zorg je ervoor dat OR-leden minder snel geneigd zijn te herhalen. Richting het einde van de discussie stel je nog de belangrijke vraag: “Wie heeft er nog een totaal ander perspectief/inzicht?” of “wat missen we nog?”. Deze vraag nodigt uit om een afwijkende mening te verkondigen die anders onopgemerkt zou blijven. En mochten OR-leden zichzelf gaan herhalen, dan is het simpelweg noemen dat dat punt al op het bord staat voldoende om de discussie weer op het juiste pad te krijgen.

Haal winst uit je persoonlijke filter

Vaak tref je een hoge betrokkenheid in de OR. Die hoge betrokkenheid maakt dat OR-leden geneigd zijn hun punten goed en duidelijk aan de groep te willen vertellen, want dat is belangrijk. Maar ook extraversie, je gehoord willen voelen, bewijsdrang en andere persoonlijke dynamiek hebben invloed op hoe je acteert in vergaderingen en discussies. Er wordt zoveel over teamdynamiek gesproken, dat er soms vergeten wordt dat ieder OR-lid ook zijn of haar persoonlijke dynamiek meeneemt.

Wees je bewust van je eigen dynamiek. “Staat er al een soortgelijk punt op de flipover en deel ik dit nu omdat ik het belangrijk vind dat de hele OR het ook zo ziet?” Zo ja, dan is het beter om het niet te delen. Je punt staat namelijk al op de flipover. Deel je het omdat het een nieuw argument, idee of perspectief is? Deel vooral zodat er niets gemist wordt!

De winst zit in een persoonlijke filter. Je bent goed bekend met je eigen patronen. “Waarom deel ik dit en doe ik dit voor mezelf of draagt het echt iets bij?”

‘Spoorboekje‘ zorgt voor structuur

Als er discussies ontstaan in de groep en de teamleden door elkaar praten, wil je als voorzitter ook kunnen ingrijpen. Hoe zorg je voor een goedlopend gesprek? Een tip is het gebruik van het ‘spoorboekje’. Je geeft daarbij aan wie eerst de ruimte krijgt in het gesprek en wie daarna. Een voorbeeld: “Ik geef eerst de ruimte aan Evi, daarna wil ik van Peter horen wat hij hiervan vindt en daarna ben ik benieuwd of iemand anders nog iets wil aanvullen.”. Zo zorg je voor voldoende tijd zodat iedereen gehoord wordt en breng je structuur aan in het gesprek.