Een uitgebreid overleg met veel herhalingen: als OR-lid of voorzitter herken je dat waarschijnlijk wel. Ondanks goede bedoelingen kan een discussie soms blijven doorgaan zonder dat er echt nieuwe inzichten ontstaan.
Hoe zorg je ervoor dat vergaderingen efficiënt blijven, terwijl iedereen wel de kans krijgt om zijn of haar perspectief te delen?
In dit artikel delen we drie praktische tips om lange discussies in OR-vergaderingen te voorkomen.
1. Alle inzichten op tafel zonder herhaling
Wat hierbij kan helpen is het gedachtegoed van Deep Democracy. Deze gaat uit van het benutten van de verschillende perspectieven binnen een team.
Het doel is dat alle inzichten worden gehoord, zonder dat dezelfde punten steeds opnieuw worden herhaald. Een eenvoudige techniek is het gebruik van een flipover tijdens de vergadering.
Schrijf hierbij alle genoemde inzichten op. Dit heeft twee voordelen:
- deelnemers zien dat hun punt is gehoord
- de kans op herhaling wordt kleiner
Aan het einde van de discussie kun je een vraag stellen zoals:
- “Wie heeft nog een totaal ander perspectief?”
- “Wat missen we nog?”
Deze vragen nodigen uit tot nieuwe inzichten en helpen om afwijkende meningen naar voren te brengen. Wanneer iemand een punt herhaalt, kun je eenvoudig verwijzen naar wat al op de flipover staat.
2. Haal winst uit je persoonlijke filter
In veel ondernemingsraden is de betrokkenheid groot. Dat is positief, maar kan er ook voor zorgen dat OR-leden hun punt meerdere keren willen benadrukken.
Persoonlijke factoren spelen hierbij een rol, zoals:
- extraversie
- gehoord willen worden
- bewijsdrang
Daarom helpt het om bewust stil te staan bij je eigen bijdrage aan de discussie. Vraag jezelf bijvoorbeeld af:
- staat dit punt al op de flipover?
- voeg ik een nieuw perspectief toe?
- deel ik dit omdat het echt iets toevoegt?
Wanneer je merkt dat je hetzelfde punt herhaalt, kan het soms beter zijn om het niet opnieuw te zeggen.
Een persoonlijke filter helpt om de discussie efficiënter te houden.
3. Gebruik een ‘spoorboekje’ voor structuur
Wanneer discussies chaotisch worden en meerdere mensen tegelijk reageren, kan de voorzitter structuur aanbrengen met een zogenoemd spoorboekje.
Dat betekent dat je aangeeft wie wanneer het woord krijgt.
Bijvoorbeeld:
“Eerst geef ik het woord aan Evi, daarna hoor ik graag wat Peter hiervan vindt. Daarna kijk ik of iemand nog iets wil aanvullen.”
Dit zorgt ervoor dat:
- iedereen aan bod komt
- het gesprek overzichtelijk blijft
- de discussie rustiger verloopt
Een spoorboekje helpt de voorzitter om het gesprek in goede banen te leiden.
Veelgestelde vragen over OR-vergaderingen
Waarom duren OR-vergaderingen soms zo lang?
Dat komt vaak doordat punten worden herhaald, discussies alle kanten op gaan of omdat er weinig structuur is in het gesprek.
Hoe kan een OR efficiënter vergaderen?
Door duidelijke gespreksstructuren te gebruiken, inzichten zichtbaar te maken (bijvoorbeeld op een flipover) en afspraken te maken over spreektijd.
Welke rol heeft de voorzitter in OR-overleg?
De voorzitter bewaakt de structuur van de vergadering en zorgt dat iedereen gehoord wordt zonder dat discussies blijven doorgaan.
Meer leren over effectieve OR-vergaderingen?
In trainingen van Loof werken we regelmatig met ondernemingsraden aan:
- effectieve vergaderstructuren
- betere besluitvorming
- sterke samenwerking binnen de OR
Zo ontstaat er meer focus, betere discussies en uiteindelijk betere besluiten.
Meer lezen?
Besluitvorming verbeteren met Deep Democracy: een stappenplan voor de OR
Een gezamenlijk doel als OR betekent nog niet dat het gemakkelijk is om gezamenlijk besluiten te nemen. Want hoe doe je dat: alle meningen en invalshoeken tijdens besluitvorming de ruimte geven?
Praktische besluitvorming met het BOB-model
Een OR-vergadering kan snel ontaarden in chaos, waar meningen en feiten door elkaar vliegen en de agenda uit zicht verdwijnt. Een gestructureerde aanpak kan dit veel efficiënter en transparanter maken. Het BOB-model helpt je hierbij.
Integratieve besluitvormingsmethode: slagvaardig en zorgvuldig besluiten nemen als OR
Ellenlange discussies, onduidelijke afspraken en trage besluitvorming binnen de OR zijn zaken die je wilt vermijden. Hoe zorg je ervoor dat je tempo maakt en de vaart er in houdt? Lees wat de 6 stappen van de integratieve besluitvormingsmethode hierin kunnen betekenen voor jouw OR.
Sterk in overleg: hoe breng je de boodschap stevig en in verbinding?
Veel OR-leden herkennen het: je wilt iets zeggen, maar in het moment blijft het stil, terwijl je achteraf precies weet wat je had willen inbrengen. In deze blog tips om dit te doorbreken.
