stappenplan om besluitvorming te verbeteren met Deep Democracy

leestijd 3 minuten, artikel geschreven door Remco Bakker

De OR heeft een gezamenlijk doel. Maar een gezamenlijk doel betekent nog niet dat het altijd gemakkelijk is om besluiten te nemen. En dan nog het liefst met een besluitvormingsproces waarin iedereen zich gehoord voelt. Want gebeurt dit niet, dan loop je het risico op weerstand en zelfs sabotage bij besluitvorming. Maar hoe doe je dat: alle meningen en invalshoeken tijdens besluitvorming de ruimte geven? In dit artikel een stappenplan om de besluitvorming te verbeteren met Deep Democracy.

Want we willen wel dat iedereen initiatief toont en actie onderneemt. Maar tegelijkertijd vinden we het erg lastig als dat niet strookt met onze eigen visie of de procedures. En daar komt de weerstand om de hoek. Voor je het weet staat het de besluitvorming en het uitdragen ervan in de weg. Het volgen van een methodiek kan je als OR dan veel brengen. Er zijn er vele die toegepast kunnen worden. Eén daarvan is Deep Democracy.

Weerstand is, mits je goed luistert, niets anders dan een ander perspectief op de situatie. Juist door te luisteren, vragen en afstemmen kun je het besluit verbeteren en mogelijke weerstand verminderen. Idealiter wordt het besluit gedragen door het hele team. Maar hoe zorg je hiervoor? Dat kan onder andere door het toepassen van Deep Democracy. De basis van deze methodiek laat zich samenvatten in vijf stappen.  

Stap 1 – Verzamel alle invalshoeken om de besluitvorming te verbeteren

Als OR-voorzitter is het bij besluitvorming belangrijk om alle perspectieven te verzamelen. Alle meningen, ideeën en invalshoeken over het onderwerp zijn belangrijk om te delen en horen. Zelfs, of eigenlijk juíst, diegenen die haaks staan op jouw mening, idee of invalshoek. Het is belangrijk om in een veilige en open setting elkaar de ruimte te geven om te spreken en toe te lichten wat hij of zij bedoelt. Als facilitator van dit gesprek is het belangrijk om jouw eigen mening en jouw referentiekader los te koppelen van dit gesprek. Laat zien dat er ruimte is voor alle meningen en invalshoeken. Iedereen doet ertoe. Vermijd wel herhalingen van standpunten. 

Stap 2 – Zoek actief naar ‘het alternatief’  

‘Wie denkt hier heel anders over?’ Kleine kans dat iemand spontaan roept: ‘ik!’. Want we zijn vaak geneigd om al mee te gaan in de voorstellen die ons gepresenteerd worden. Vraag dus actief of iemand nog een totaal ander idee of invalshoek heeft. Het is beter om dit gelijk te horen dan tijdens de implementatie waar het zich vervolgens kan uiten in sabotagegedrag. Actief vragen is nodig omdat degene met het afwijkende standpunt aanvoelt dat dit vaak niet door het team met open armen ontvangen wordt. Maar dit standpunt bevat ook een grote waarde. Er zit hier namelijk vaak belangrijke informatie in die de besluitvorming ten goede komt. ‘Wat hebben we nog gemist?’ ‘Wie heeft er nog een totaal ander idee?’  

Stap 3 – Verspreid ‘het alternatief’  

Neem het van het individu en maak het van de groep. Vraag of anderen zich in dit alternatief of iets soortgelijks ook herkennen. Soms durven andere OR-leden zich niet uit te spreken maar kunnen ze zich wel vinden in het afwijkende standpunt. Je verdiept het gesprek door te stimuleren dat OR-leden zich uitspreken voor hun eigen standpunt of idee.  

Stemmen

Het is nu duidelijk dat er meerdere voorstellen zijn. Deze worden door middel van stemming voorgelegd aan het OR-team. Is er een unanieme meerderheid? Dan kan het besluit in de praktijk gebracht worden en wordt het besluit vaak ook goed gedragen. Maar dat is niet altijd het geval.  

Stap 4 – Voeg de wijsheid van de minderheid toe aan het meerderheidsbesluit 

Voor degenen die in de minderheid zijn en niet mee kunnen gaan in het voorstel, is deze vierde stap essentieel. Vraag wat zij nodig hebben om mee te kunnen gaan in het meerderheidsbesluit. Op deze manier geef je erkenning aan iedereen in de OR. Ook krijg je de wijsheid van deze minderheid boven tafel. Voeg deze vervolgens toe aan het meerderheidsbesluit. En stem opnieuw. Lukt het niet om na maximaal drie keer de stemming rond te krijgen? Dan is de kans groot dat er nog iets anders speelt. Iets wat niet uitgesproken wordt maar het proces wel blokkeert. Vaak betekent dit dat er emotionele geladenheid, (onbewuste) onderliggende dilemma’s en tegenstellingen meespelen.  

Stap 5 – Duik in de onderstroom  

Is het nog niet gelukt om de besluitvorming te verbeteren? Dan is het tijd voor deze laatste stap. Wellicht is dit wel de moeilijkste stap: boven water krijgen wat er in het team speelt. Beschrijf als facilitator van dit gesprek zo neutraal mogelijk wat er in het team speelt. Nodig de OR-leden actief uit om deel te nemen aan dit gesprek. Geef ook hier de minderheid een stem door actief door te vragen. Mocht je er niet uitkomen, dan heeft Deep Democracy een aantal handige technieken om veilig in een groep te onderzoeken waar de onderlinge tegenstellingen liggen. Omdat je als voorzitter onderdeel bent van de dynamiek in de groep is het mogelijk handig iemand buiten de ondernemingsraad te vragen dit gesprek te faciliteren. 

Wil je meer over dit onderwerp weten? Bekijk dan eens het webinar over het verminderen van weerstand bij besluitvorming.